5 tips voor effectief vergaderen

Voor een succesvolle vergadering

Vaak ontbreekt een duidelijk doel in een vergaderen. De vergadering wordt gepland omdat het in de planning staat. Na een paar uur praten en discussiëren heeft uiteindelijk niemand een idee wat er van hem verwacht werd. Dat is zonde tijd. Bij een inefficiënte vergadering gaan er ongelofelijk veel werkuren verloren en dit kost een hoop geld. Een vergadering van twee uur met 10 personen loopt al gauw in de kosten op tot €1000+ .

Beachclub Titus is al tientallen jaren een unieke locatie aan het strand voor vergaderingen. Wij geven jou hier 5 handige tips om het maximale uit je vergadering te halen. Let’s do this!

Bereid de vergadering goed voor.

Wie notuleert en wie is de voorzitter? Maak van te voren een duidelijke planning, afspraken en rolverdeling. Zorg ervoor dat dit ruim voordat de vergadering begint bekend is. Hierdoor kan iedereen zich er op voorbereiden. Dit zal zorgen voor rust en een stuk minder vragen!

Tijdsplanning

Effectief vergaderen vereist een strakke planning. Het is belangrijk om op tijd te beginnen om zodoende op tijd te kunnen eindigen. Het gebeurt zo vaak dat vergaderingen veel te lang duren omdat er geen duidelijke eindtijd bekend is. Probeer het maximale uit de tijd te halen en ga niet te lang door bij discussies. Hoe langer de vergadering duurt des te minder geconcentreerd iedereen zal zijn.

Treed hard op tegen laatkomers.

Wacht met de vergadering niet op mensen die te laat zijn. Als je daar eenmaal aan begint zullen er meer mensen vaker te laat komen. Door streng op te treden zal de rest van de mensen de vergadering als belangrijker ervaren en weet men in de toekomst wat voor consequenties er aan verbonden zitten. Hierdoor wordt de vergadering in de toekomst ook serieuzer genomen.

Agenda is koning

De agenda is niet voor niks ontwikkeld. Bij effectief vergaderen is dit een ontzettend belangrijk element. Van te voren heeft iedereen de tijd om de vergadering door te nemen en eventuele vragen of opmerkingen te bedenken. Tijdens de vergadering is hier bijna geen tijd voor.

Zorg voor tussentijdse afleiding

Bij vergaderingen langer dan twee uur is een tussentijdse afleiding cruciaal om de aandacht te behouden. Plan om de 2 á 3 uur een leuke teambuilding activiteit of pauze in. Door onderbreking zal de concentratie tijdens de vergadering optimaal zijn. Denk hierbij aan lekker vliegeren op het strand of een creatieve workshop. Op deze manier komt ook een stuk teambuilding terug op de vergadering. Effectief vergaderen wordt hierdoor een feit.

Welke tips hierboven ga jij uitvoeren? Gebruik de tips voor een effectieve vergadering!
Wil je meer weten over de mogelijkheden van vergaderen bij Beachclub Titus? Neem dan contact met ons op of bekijk de vergaderingen pagina voor meer informatie. Heel veel succes!