Absolute aanraders voor een perfecte vergadering

Of je nu vaker vergaderingen voorbereidt of dit is jouw eerste vergadering, hierbij de absolute aanraders voor een perfecte vergadering. Een gezamenlijk overleg met het team is belangrijk om een project, doelstelling of opdracht in goede banen te leiden. Je wilt natuurlijk niks aan toeval overlaten. Maar met welke attributen zorg je ervoor dat de vergadering soepel verloopt.

Maak duidelijke aantekeningen op een whiteboard of flipover
Tijdens een vergadering is het belangrijk om duidelijke aantekeningen te maken op een whiteboard of flipover. Door illustraties bij de tekst te tekenen, kan de boodschap makkelijker onthouden worden. Beeld spreekt meer dan 1.000 woorden! Met speciale stiften is het mogelijk om op een whiteboard aantekeningen te maken en die vervolgens weer uit te vegen. Op het web kun je verschillende soorten en maten whiteboards vinden. Er is altijd wel een whiteboard die aan jouw wensen voldoet.

Zorg voor een goed zitcomfort
Een vergadering duurt meestal een paar uur. Je wilt dan wel lekker zitten. Vaak duurt het even voordat je, je kunt uitstrekken. Ook het is belangrijk dat de stoel een actieve zithouding heeft. Je wilt natuurlijk niet dat iedereen er bij zit als een stel zoutzakken. Je kunt het ook een keer helemaal anders doen door bijvoorbeeld staand te vergaderen. Uit onderzoek is gebleken dat zo een vergadering 34% sneller verloopt dat een zittende vergadering. Stel het eens voor om staand te vergaderen. Het is niet alleen beter voor de gezondheid, je bent ook nog eens een stuk sneller klaar.

Zorg voor een notulist bij de vergadering.
Het is belangrijk om van de vergadering notulen te maken. De voorzitter wijst vooraf de notulist aan. Zo kun je later altijd de vergadering herzien om te kijken welke actiepunten er in de vergadering zijn besproken. Probeer daarbij de notulen kort en krachtig te houden. Ook is eenvoud belangrijk zodat het hele team kan begrijpen wat er besproken is. Verstuur de notulen direct na de vergadering. Zo zorg je ervoor dat zaken die besproken zijn in de vergadering, snel worden opgepakt.

Meer inspiratie nodig? Kom vergaderen aan het strand.
Kijk voor meer informatie onze vergaderingen pagina.